営業管理の見える化と複数の自動メールを組み合わせ追客を仕組み化！

ー貴社の抱えていた営業課題を教えてください。

大きく3つあります。1つ目に、反響が多いがゆえに全てを追客できず、逃してしまっているお客様が沢山いたことです。これが最も大きい課題で、導入した一番の理由です。反響が来た際には即座に電話をし、繋がらなかった場合はさらに2~3回架電、それでもお話できなければメールでフォローまでは行えていましたが、それ以降のフォローができていませんでした。新規の反響がどんどん来るので、反響後、全く連絡がつかないお客様については1か月も継続して追客できていなかったと思います。この点について、大きな課題感がありました。

2つ目は営業進捗の管理、社内共有ができていなかったことです。営業担当者ごとに顧客管理の方法が異なるため、お客様をどのように、どこまで追客しているかが分かりませんでした。結果、管理者として十分なフォローが出来ず、逃しているお客様が多くいたと思います。

3つ目は、顧客の管理を紙で行っていたことです。2にも通じることですが、どのお客様にどんな資料を送ったか、どんなメールを送ったか、といった情報は紙での管理となっており、情報の共有が難しく、混乱してしまうことも多々ありました。

ー『KASIKA』導入に至ったきっかけや決め手などを教えてください。

元々追客と顧客管理に課題を感じていたため、両方を解決できるツールがないものか、あればやってみたい、と興味を持っていました。そんな時にKASIKAというツールがあると知り、KASIKAであれば弊社の課題である「お客様をフォローしきれない」という悩みを解決できると感じました。

KASIKAは電話で連絡がつかないお客様にも、自動配信メールでフォローができ、反応があったお客様をお知らせしてくれます。今までは、お客様がメールを開封したかどうか知る術がありませんでしたが、KASIKAを使えばこの情報が分かるため、営業担当者はメールを開封したお客様を優先的にフォローできるようになりました。

「自動フォロー」と「追客の優先順位」がわかりやすく目で見える、というところに惹かれて導入を決めました。

ーどのように『KASIKA』を活用していますか？

課題として感じていた「追客」と「営業進捗管理」の両面で活用しています。「追客」も「営業進捗管理」も一連の流れの中にあるのですが、まず「追客」の面では、物件紹介のメールマガジンを自動配信しています。特に中長期のお客様についてはこのメールマガジンに掲載されている物件への反応や、その後の物件閲覧状況から、「どんなエリアを細かく見ているのか」を確認し、見ているエリアに合わせた特集を作ってさらに情報を送ってアポに繋げる、といったお客様の拾い上げに活用できるようになりました。

また、「営業進捗管理」の面では、電話フォロー、ヒアリング、物件提案、内見、など営業活動の進捗をKASIKA内に営業アクションとして登録できるため、それぞれのお客様にどこまでできているか、できていないかを営業担当者と一緒に確認しています。

KASIKAから送ったメールについては、その内容はもちろん、何通送ったか、といったアクションの数まで記録されますが、郵送で送った手紙についても文面をPDFでKASIKA内に登録するようにしているため、お客様にまつわる情報を全て確認できるようになりました。

これにより、
・営業担当者が不在であってもお客様の状況を確認することができる
・優先的にフォローすべきお客様は誰なのかという共通認識を持つことができる
・営業進捗がより明確になり、営業担当者により具体的な指示が出せる
上記が実現され、追客漏れを防ぐことができるようになったことは大きな成果だと感じています。

ー使ってみた印象や感想はいかがですか？

全ての情報が一元化されていることに大きなメリットを感じます。色々なツールを確認しなくても、KASIKAを見れば全てが分かる。これが非常に便利です。お客様の詳細ページを開くと、属性情報や興味を持っている物件情報、営業担当者が行った追客活動、その活動に対するお客様の反応が全て見えます。

KASIKA活用以前は、資料を郵送で送っても、どの資料を送ったのかがわからなくなることがあったのですが、今はそのような履歴もKASIKAのデータに登録しているため混乱がなくなりました。さらに、容量の大きい資料についてもリンクを埋め込むかたちで送ることができ、お客様がリンクをクリックしたかどうかも分かるため追客に大いに役立っています。

KASIKAを活用することで断然、顧客管理や追客がしやすくなりました。どの物件を見たか、どのメールに反応したかが画面上で確認しやすく、操作性も直観的でわかりやすいため満足しています。

ーどのような成果・効果・変化がありましたか？

繰り返しになりますが、やはりお客様の管理がしやすくなったことで、非常に追客がしやすくなりました。KASIKAの自動メールと、営業進捗管理で、効率よくお客様の追客漏れを防ぐことができています。また、どのエリアをどのくらい見ているか、どんな時間帯に一番よく物件を探しているかの情報が分かるので、その時間に合わせて連絡をすることで、お客様に電話が繋がりやすくなった実感があります。

ー『KASIKA』のサポート体制についてはいかがでしょうか？

専任の担当者である菅谷さんが、しっかりサポートしてくれます。勉強会や毎月の定期会では、次にどのような取り組みを行えばいいか提示してもらえるため活用までのステップがわかりやすい印象です。実際に、導入後約1～2ヶ月ほどで営業担当者全員がKASIKAを活用できるようになりました。
またサポートデスクも用意されており、すぐに不明点を解消することができ、さらなる活用促進に繋がっています。

ー『KASIKA』はどのような会社様におすすめできると思いますか？

弊社のように、営業担当者が少ないにも関わらず、お客様からの反響が多い会社には特におすすめです。KASIKA導入によって、たくさんの反響を効率よく管理でき、多くの反響を逃さず追客できるようになります。

反対に、営業進捗管理においては営業担当者が多い会社にもおすすめです。担当者が多いとそれだけで管理が大変ですが、KASIKAを使えば誰がどのお客様にどういった追客をしているか、全て見えるようになるため管理がしやすくなると考えます。

―ありがとうございました。

クライアント担当者

菅谷 美月（すがや みつき）

KASIKA カスタマーサクセス

損保代理店営業、不動産仲介業を経てCocoliveに入社。
現在までに、延べ100社以上のカスタマーサクセスを担当。営業時代の提案力と不動産業界の経験をフルに生かし、課題解決・目標達成のサポートを行う。